Funktions- og stillingsbeskrivelse Sekretær Stillingsbetegnelse/Funktionsbeskrivelse: Sekretær Organisatorisk placering: Refererer til forstander Funktions- og ansvarsområde: Personaleadministration: - Telefonadministration, herunder besvare alle henvendelser i kontortiden - - - - Administrere nøgler og chip til personalet Lave dymo til dueslag i afdelingen Tilføje nye medarbejdere på telefon- og maillisten Administrere IT adgange og være behjælpelig med opsætning til nye medarbejdere - Lukke personale ned i forbindelse med fratrædelse Ind/udflytning: - Administration af venteliste i samarbejde med forstander, herunder kontakt til borgere og kommuner Varetage administrative opgaver i forbindelse med ind- og udflytning jf. proceduren - - - Ændre navn på beboeroversigt Udfærdige rekvisitioner. Bygning: - - Samarbejde med DAB sammen med pedel Udfærdige rekvisitioner. 1 Økonomi: - - - - Tjekke, sende og godkende fakturaer i Navision Ansvarlig for udlæg (Pleo) Beboerreguleringer hver måned Økonomistyring i samarbejde med forstander. Administrative opgaver: - - - - Support til forstander og øvrig ledergruppe Behjælpelig med indkaldelse til møder Administrere fællespostkasse, e-Boks og Virk.dk. Administrere plejehjemmets GPDR i samarbejde med forstander Hjemmeside m.m.: - - - - - Lægge menuplan og aktivitetsplan på hjemmesiden Opdatere hjemmesiden løbende i samarbejde med forstander Lægge stillingsopslag på hjemmesiden Løbende opdatere Plejehjemsoversigten. Generel opdatering af tekst og fotos Beboer/pårørende rettede opgaver: - - - Telefonpasning Dialog med beboere og pårørende Redigere og distribuere beboerblad Generelle forventninger: - - - - Kan se muligheder frem for begrænsninger Kan samarbejde med relevante fagpersoner og samarbejdspartnere Arbejde målrettet omkring beboeren og løsningen af kerneopgaven Kan begrunde sin praksis, såvel fagligt som etisk, samt kontinuerligt forøge sin viden inden for arbejdsfeltet 2 - Videregiver relevante observationer, både skriftligt og mundtligt, der har betydning for beboeres daglige og fremtidige livsførelse, samt at kunne udnytte den enkeltes ressourcer og arbejde rehabiliterende Opspore tidlig sygdom og forebygge indlæggelser Sikre beboers ret til værn af fortrolige oplysninger (beboers retssikkerhed) - - - Medvirke og fremme et positivt og engageret arbejdsmiljø ved: At være lyttende og åben At have respekt for hinandens meninger, forskelligheder, forslag og idéer At have en respektfuld omgangstone Loyalitet omkring de fælles mål og visioner for Magdalene Marie. 3